職場で信頼される会議での発言と参加の基本
職場の人間関係を良好に保ち、信頼を築く上で、会議は重要なコミュニケーションの場です。特に新入社員や若手社員にとって、会議での適切な発言や参加の仕方は、自身の存在感を示し、チームへの貢献を示す機会となります。
しかし、「何を話せば良いのか分からない」「発言する勇気がない」「オンライン会議でどう立ち振る舞えば良いのか」といった悩みを抱える方もいるかもしれません。この記事では、職場で信頼される会議での発言と参加の基本について、具体的なポイントを解説します。
なぜ会議での発言と参加が重要なのか
会議は単に情報共有する場ではなく、意見交換を通じて課題解決や意思決定を行うための協働の場です。この場で積極的に関わることは、以下のようなメリットにつながります。
- 貢献意欲のアピール: 会議の内容に関心を持ち、理解しようとする姿勢や、チームに貢献したいという意欲を示すことができます。
- 自己成長の機会: 議論に参加することで、多角的な視点を学び、自身の知識や考え方を深めることができます。
- 専門性の共有: 特にITエンジニアやクリエイターであれば、自身の技術的な知見やプロジェクトの進捗、課題などを分かりやすく共有することで、チームや非技術職のメンバーとの連携を円滑にすることができます。
- 信頼関係の構築: 適切なタイミングでの発言や、他のメンバーへの配慮を示すことで、「この人は真剣に業務に取り組んでいる」「チームのことを考えている」という信頼につながります。
会議で黙っているだけでは、何を考えているのか、何に困っているのかが周囲に伝わりにくく、信頼を得る機会を逃してしまう可能性があります。
信頼される会議参加の基本
効果的な発言の前に、まずは会議への参加姿勢が重要です。
- 事前の準備を怠らない: 会議の目的、アジェンダ、配布資料に目を通し、論点や自身の役割を事前に把握しておきましょう。不明点や確認したい点を事前に整理しておくと、会議中にスムーズに質問できます。
- 聴く姿勢を示す: 発言していない間は、話している人に注目し、相槌を打つ、メモを取るなど、真剣に聴いている姿勢を示しましょう。オンライン会議の場合は、ビデオをオンにして表情を見せることも有効です。
- 適切なタイミングを見計らう: 発言する際は、話している人の邪魔をせず、議論の流れに沿った適切なタイミングを選びましょう。他の人が話し終わった後や、休憩時間などを活用することも考慮に入れます。
- オンライン会議特有のマナー: マイクはミュートにして不要な雑音が入らないように注意し、発言する際にミュートを解除します。チャット機能がある場合は、質問や補足情報をテキストで送るなど、状況に応じたツール活用も検討します。
信頼される会議での発言の基本
会議で実際に発言する際に意識したいポイントです。
- 結論から簡潔に話す: ダラダラと長く話すのではなく、「〇〇について、私は〜と考えます」「この件について質問があります」のように、まず結論や要件を明確に伝えます。特に時間が限られている会議では、この点が重要です。
- 根拠や具体例を添える: 自身の意見や提案には、「なぜそう考えるのか」という根拠や、具体的な事例を添えることで、説得力が増します。「以前のプロジェクトで〇〇だった経験から、〜だと思います」のように、自身の経験やデータに基づいた話をすると、より信頼されやすくなります。
- 質問の意図を明確にする: 質問をする際は、「なぜその質問をするのか」「何を知りたいのか」といった意図を簡潔に伝えると、相手も答えやすくなります。例えば、「〜という仕様について、認識に相違がないか確認したいのですが」のように始めると良いでしょう。
- 他の参加者の意見を尊重する: 他の人が発言した内容に言及する際は、「〇〇さんのご意見に大変共感しました。それに加えて〜」「〇〇さんのご指摘を受けて、△△について確認したいのですが」のように、一度相手の意見を受け止める姿勢を示すと、建設的な議論につながります。
- 専門用語に配慮する: 特に非技術職のメンバーが多い会議では、専門用語は避け、誰にでも分かる言葉で説明するように心がけます。どうしても専門用語を使う場合は、「これは簡単に言うと〜という意味です」のように補足説明を加えることで、コミュニケーションの齟齬を防ぎ、相手からの信頼を得やすくなります。
まずは実践してみましょう
会議での発言や参加に自信がない場合は、まずは小さな一歩から始めてみましょう。例えば、議事録を取る、簡単な質問をする、他の人の意見に相槌を打つといったことから慣れていくのも良い方法です。
重要なのは、会議というチームの活動に対して真剣に向き合い、貢献しようとする姿勢です。完璧な発言を目指すのではなく、まずは積極的に関わってみることから始めてみてください。そうした地道な取り組みが、職場の皆さんからの信頼につながっていくはずです。