職場で信頼される 他部署・他チームとの連携の基本
はじめに
職場で仕事を進める上で、自分の部署やチーム内だけでなく、他の部署やチームとの連携は不可欠です。特に、ITエンジニアやクリエイターとして専門的なスキルを持つ皆さんは、営業、企画、サポートなど、技術的な背景を持たない部署と協力する機会が多いかもしれません。
他部署との連携がスムーズに進まないと、プロジェクトの遅延、認識のズレによる手戻り、あるいは人間関係の悪化に繋がる可能性もあります。逆に、他部署との連携を円滑に行うことは、仕事の効率を高め、より大きな成果を上げ、そして職場でのあなたの信頼を築く上で非常に重要です。
この「職場の良い関係づくり入門」では、新入社員や若手社員の皆さんが、他部署や他チームと信頼関係を築き、効果的に連携するための基本的なポイントをご紹介します。
なぜ他部署・他チームとの連携が重要なのか
現代のビジネスは、一つの部署だけで完結することは稀です。多くの場合、複数の部署がそれぞれの専門性を活かし、協力し合うことで成り立っています。
例えば、新しいサービスを開発する際には、企画部門からの要件、営業部門からの顧客の要望、サポート部門からの既存ユーザーの声、そしてデザイン部門からのUI/UXに関するフィードバックなど、様々な部署からの情報が必要です。開発部門はこれらの情報を取り込み、形にします。そして、リリース後も、サポートやマーケティングといった部署との継続的な連携が求められます。
このように、他部署との連携は、単に情報や作業をやり取りするだけでなく、組織全体の目標達成に向けて、互いの知識やスキルを結集するための重要なプロセスなのです。
他部署・他チームと信頼関係を築くための基本
他部署や他チームと円滑に連携し、信頼されるための基本的な考え方と具体的な実践方法を以下に示します。
1. 相手の役割と目的を理解する
連携を始める前に、相手の部署やチームがどのような役割を担い、どのような目標を持って仕事をしているのかを理解しようと努めることが重要です。彼らの日常業務や専門性、抱えている課題を知ることで、なぜ彼らがあなたに特定の情報や協力を求めているのか、あるいはなぜ彼らがあなたの依頼にすぐに応えられないのか、その背景を理解しやすくなります。
相手の立場や関心事を理解することは、コミュニケーションの質を高め、共感に基づいた関係性を築く第一歩となります。
2. 共通の言葉と視点を持つ努力をする
専門用語は、同じ分野の人とのコミュニケーションには有効ですが、異なる分野の人にとっては障壁となります。他部署とのコミュニケーションにおいては、可能な限り専門用語を避け、誰にでも理解できる平易な言葉で話すことを心がけましょう。
また、技術的な視点だけでなく、ビジネス全体の視点や、相手部署の目標（例: 売上向上、顧客満足度向上、業務効率化など）に合わせた視点で物事を説明することも有効です。「この開発によって、営業担当者がお客様に説明しやすくなります」「この改修は、サポートチームへの問い合わせ件数を減らすのに役立ちます」のように、相手にとってのメリットや影響を伝えることで、協力を得やすくなります。
3. 連携の目的と内容を明確に伝える
他部署に協力を依頼する際や、情報を提供する際には、「何のために」「何を」「いつまでに」「どのような形で」連携したいのか、その目的と内容を具体的に、曖昧さなく伝えることが極めて重要です。
依頼する側は、必要な情報や成果物を明確にリストアップし、相手にどのようなアクションを取ってほしいのかを具体的に伝えましょう。受ける側は、依頼内容に不明な点があれば臆せず質問し、認識のズレがないように確認することが大切です。特にチャットなどのテキストコミュニケーションでは、意図が伝わりにくいことがあるため、箇条書きを使う、重要な点は太字にするなど、分かりやすさを工夫しましょう。
4. 適切なコミュニケーションチャネルを選ぶ
情報伝達の緊急度、内容の複雑さ、関係者の数などに応じて、適切なコミュニケーションチャネル（対面、電話、メール、チャット、オンライン会議など）を選ぶことも連携を円滑にする上で重要です。
- 緊急性が高く、短い情報の伝達・確認: チャットや電話
- 情報の記録が必要で、ある程度の文章量: メール
- 複雑な内容の議論、複数人での意見交換: オンライン会議や対面会議
- ちょっとした確認、雑談を通じた関係構築: チャット（フランクなチャンネル）、休憩スペースでの対面
リモートワーク環境では、チャットやオンライン会議が中心になりますが、テキストだけでは伝わりにくいニュアンスがあることも理解し、必要に応じてオンライン会議を設定するなど柔軟に対応しましょう。
5. 進捗共有と情報連携を密に行う
連携が必要な業務については、定期的に進捗状況を共有し、関係者が必要な情報にアクセスできる状態にしておくことが望ましいです。共有されるべき情報が分断されていると、他部署は次に何をすべきか判断に迷ったり、誤った情報に基づいて作業を進めてしまったりするリスクがあります。
共通のドキュメントツールやプロジェクト管理ツールを活用したり、定例の進捗確認ミーティングを設定したりすることで、情報共有の仕組みを構築できます。また、議事録を作成して共有することは、会議での決定事項やアクションアイテムを明確にし、後から見返すこともできるため非常に有効です。
6. 相手の状況に配慮する
他部署にもそれぞれ優先順位や抱えている業務量があります。協力を依頼する際は、相手がすぐに時間を使えない可能性を考慮し、早めに依頼することや、必要な期日とその理由を伝えるなどの配慮が重要です。「お忙しいところ恐縮ですが」「もし〇〇様のご都合がよろしければ」といったクッション言葉を使うことも、相手への敬意を示すことになります。
また、相手からの情報提供や協力に対しては、感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。小さなことでも感謝されることで、相手は「また協力しよう」という気持ちになります。
7. 問題や懸念事項は早期に共有する
連携しているプロジェクトや業務で問題が発生したり、懸念事項が出てきたりした場合は、一人で抱え込まず、早期に関係部署に共有することが大切です。問題が小さいうちに情報共有することで、関係部署も迅速に対応策を検討したり、影響を最小限に抑えるための行動をとったりすることができます。
状況報告だけでなく、「〇〇のような問題が発生しており、△△について皆様のお知恵をお借りできないでしょうか」のように、具体的にどのような協力をお願いしたいのかを添えると、より効果的です。
まとめ
他部署や他チームとの連携は、新入社員や若手社員にとって、仕事の幅を広げ、多様な視点を取り入れる貴重な機会です。そして、この連携を円滑に行う能力は、職場でのあなたの信頼性と影響力を高めます。
相手の立場を理解し、分かりやすい言葉で丁寧にコミュニケーションを取り、情報の共有を密に行うといった基本的な行動の積み重ねが、強固な協力関係と信頼関係を築いていきます。
最初から全てを完璧にこなすことは難しいかもしれませんが、今回ご紹介した基本的なポイントを意識し、日々の業務の中で実践してみてください。きっと、他部署との連携がスムーズになり、仕事がより楽しく、そして大きな成果に繋がることを実感できるはずです。