職場で信頼を得る良い質問の仕方の基本
職場で信頼を得る良い質問の仕方の基本
新しく職場の一員となった方や、まだ経験が浅い若手社員の方にとって、業務で分からないことを質問するのは避けられないことです。しかし、質問の仕方一つで、相手からの印象や、その後の信頼関係の構築に大きな差が生まれる場合があります。
このセクションでは、職場で「良い質問」をするための基本的な考え方と具体的なポイントを解説します。適切な質問は、単に疑問を解消するだけでなく、円滑なコミュニケーションを促進し、結果として職場の人間関係を良好に保つための一助となります。特に、多忙な先輩や上司、あるいは非技術職の方と連携する機会が多いIT系の職種の方にとっても、効率的で配慮のある質問スキルは非常に重要です。
なぜ「良い質問」を心がける必要があるのか
質問は、自分が情報を得るための行為ですが、同時に相手の貴重な時間を使ってもらう行為でもあります。質問の仕方が不適切だと、以下のような問題が生じる可能性があります。
- 相手の時間を無駄にする: 何も調べずに安易に質問したり、要点がまとまっていない質問は、相手が状況を把握したり、回答を探したりするのに余計な手間をかけさせてしまいます。
- 理解力が低いと誤解される: 事前準備が見られない質問や、以前教わったことを再度尋ねるような質問は、学習意欲や理解力に疑問を持たれる可能性があります。
- コミュニケーションロスが発生する: 質問の意図が不明確だと、相手は適切な回答ができず、何度もやり取りが発生したり、誤った情報で作業を進めてしまうリスクが生じます。
一方で、「良い質問」は、以下のような効果をもたらします。
- 早期の問題解決と業務効率化: 疑問点を素早く、かつ正確に解消できるため、自身の作業がスムーズに進みます。
- 相手からの信頼獲得: 事前準備や配慮が見られる質問は、「自分で考え、調べようとしている」「相手の時間を大切にしている」という良い姿勢として評価され、信頼につながります。
- 自身の成長促進: 調べる過程で新たな知識を得たり、質問を通してより深い理解を得たりすることができます。
良い質問をするための具体的なポイント
では、具体的にどのような点を意識すれば、「良い質問」となるのでしょうか。いくつか重要なポイントをご紹介します。
1. 事前に自分で調べ、考えを整理する
質問する前に、まずは自分で調べる習慣をつけましょう。マニュアルや過去の資料、関連情報などを確認し、それでも解決できない場合に質問します。この「自分で調べる」というプロセスが非常に大切です。
そして、どこまで調べたのか、何を試したのか、自分なりの考えはどうなのかを明確に整理しておきましょう。これにより、質問を受けた側は、あなたがどこで躓いているのか、どのような情報が必要なのかを素早く理解できます。
- 悪い質問の例: 「このエラー、どうすればいいですか？」
- 良い質問の例: 「〇〇の作業中に△△というエラーが発生しました。エラーメッセージで検索し、AとBの方法を試しましたが解決しませんでした。設定Cが原因かとも考えているのですが、他に確認すべき点はありますでしょうか？」
2. 質問の目的と背景を明確に伝える
なぜその質問をする必要があるのか、その疑問がどのような業務や課題に関連しているのかを簡潔に伝えましょう。質問の「目的」が分かると、相手はより適切な角度からのアドバイスや情報を提供しやすくなります。
例えば、「今担当している〇〇プロジェクトの△△機能で詰まっているため、ご教示いただきたいです」のように、何のために聞いているのかを伝えると良いでしょう。
3. 質問内容を具体的かつ簡潔にまとめる
曖昧な質問は、相手を困惑させます。「なんかうまくいかない」「よく分からない」といった抽象的な表現ではなく、具体的な状況、知りたいことの範囲、期待する回答のイメージなどを明確に伝えましょう。
- 状況: 何をしていて、何が起きたのか。
- 問題: どのようなエラーが出ているか、どのような結果になってほしいのにそうならないか。
- 知りたいこと: 具体的にどの部分についてアドバイスや情報を求めているのか。
- 試したこと/考え: 自分自身でどこまで調べ、何を試み、どのように考えているのか。
これらの要素を盛り込むことで、質問の解像度が上がり、相手はすぐに回答に入ることができます。
4. 適切なタイミングと方法を選ぶ
相手が対応できる状況か、時間帯は適切かなどを考慮しましょう。忙しそうにしている時や、会議の直前などにいきなり込み入った質問をするのは避けるべきです。
また、質問の内容や緊急度に応じて、対面、チャット、メール、あるいは次回の会議の議題とするなど、最適なコミュニケーション手段を選ぶことも重要です。特に非同期コミュニケーションが主流の職場では、相手がすぐに返信できないことを前提に、質問内容をまとめて一度に伝える、返信期限の希望を添える（「お手すきの際にご教示いただけますと幸いです」など）といった配慮が求められます。
5. 回答への感謝を伝え、理解を確認する
質問に答えてもらったら、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。そして、教えてもらった内容が正しく理解できたかを確認するのも良い習慣です。
例えば、「〇〇ということですね、理解いたしました。ありがとうございます」のように、教えてもらった内容を要約して伝えることで、認識のずれを防ぎ、相手に「きちんと伝わった」という安心感を与えることができます。
まとめ
職場で信頼を得るための「良い質問」とは、単に疑問を投げかけるのではなく、相手への配慮と自身の積極的な姿勢を示すコミュニケーション行為です。
- 質問前に自分で調べ、考えをまとめる
- 質問の目的と背景を明確に伝える
- 質問内容を具体的かつ簡潔にする
- 適切なタイミングと方法を選ぶ
- 回答への感謝と理解の確認を行う
これらの基本ポイントを意識し実践することで、あなたの質問はより建設的になり、円滑な人間関係の構築、そして自身の成長へとつながっていくはずです。良い質問は、職場の良好な関係づくりにおける大切な一歩と言えるでしょう。