職場で信頼される 優先順位の共有と確認の基本
なぜ職場でタスクの優先順位の共有・確認が必要なのか
職場で業務を進めるにあたり、私たちは様々なタスクを同時に抱えることが少なくありません。特に新入社員や若手社員の場合、複数の人から依頼を受けたり、予期せぬ対応が必要になったりすることもあるでしょう。このような状況で、どのタスクから手をつけるべきか、いつまでに終わらせるべきかなどを適切に判断し、周囲と認識を合わせることは、円滑な業務遂行と信頼関係構築のために非常に重要です。
優先順位に関するコミュニケーションが不十分だと、以下のような問題が発生する可能性があります。
- 認識のズレ: 自分にとっての重要度と、依頼した相手やチーム全体にとっての重要度に差があり、期待と異なる結果になる。
- タスクの衝突: 複数の優先度の高いタスクが同時期に発生し、いずれかの遅延や品質低下を招く。
- 手戻り: 誤った優先順位で作業を進めた結果、やり直しが発生する。
- 信頼の低下: 期日を守れなかったり、報告が遅れたりすることで、周囲からの信頼を損なう。
これらの問題を避け、スムーズに業務を進めるためには、「優先順位の共有」と「優先順位の確認」という基本的なコミュニケーションが不可欠です。
優先順位を「共有する」ための実践ポイント
自分が抱えているタスクの優先順位や、これから着手しようとしているタスクについて、周囲に適切に伝えることは、誤解を防ぎ、チーム全体の連携を円滑にします。
- 依頼を受けた際に、想定される着手や完了時期を伝える: 新しいタスクを依頼された際には、すぐに着手できるか、他の業務との兼ね合いでいつ頃になりそうか、おおよその見込みを伝えましょう。「承知いたしました。他の業務もあるため、〇日までに一度状況をご報告させていただけますでしょうか。」のように、具体的なアクションや報告時期を添えると、相手は安心できます。
- 複数のタスクを抱えている状況を共有する: もし複数のタスクが同時進行している場合や、新しい依頼が来たことで既存タスクの優先順位が変動しそうな場合は、その状況を関係者に共有しましょう。「現在、〇〇のタスクを進めており、△△の対応は□日頃になる見込みです。もし△△の方が優先度が高ければ、現在のタスクの進め方を調整しますのでお知らせください。」のように、自分の状況と、相手の判断を仰ぐ姿勢を示すことが有効です。
- 定期的な進捗報告の中で優先度の変化を伝える: 日々の報告や定例ミーティングの場で、タスクの進捗だけでなく、優先度に関する懸念事項や変更点があれば積極的に共有します。「〇〇のタスクに想定より時間がかかっており、当初予定していた△△の着手が遅れそうです。△△の期日に影響が出そうですが、この優先度で問題ないでしょうか？」のように、早い段階で相談することで、リカバリー策を講じやすくなります。
- 非同期コミュニケーションでの共有は明確に: チャットツールなど非同期でのコミュニケーションでは、相手がすぐに反応できないことを考慮し、より明確な表現を心がけましょう。タスク名、期日、現状の優先度、相談したい内容などを箇条書きにするなど、見ただけで状況が把握しやすい形式で伝える工夫をしましょう。
優先順位を「確認する」ための実践ポイント
タスクの依頼を受けた際や、複数の選択肢がある場合に、そのタスクの持つ本来の優先度や、周囲の期待する優先度を正確に把握することは、手戻りをなくし、効率的に業務を進めるために重要です。
- 依頼の背景や緊急度、重要度を確認する: タスクを依頼された際には、「このタスクの目的は何でしょうか？」「いつまでに必要でしょうか？」「完了することでどのような状態になりますか？」といった質問を通じて、依頼の背景や、なぜそのタスクが必要なのかを確認しましょう。これにより、単に作業内容をこなすだけでなく、そのタスクの持つ本当の価値や緊急度を理解できます。
- 他のタスクとの兼ね合いを伝えて相談する: 自分が既に抱えている他のタスクとの兼ね合いで、依頼されたタスクの期日や着手時期に懸念がある場合は、正直に伝え、全体の優先度について相談しましょう。「このタスクは重要だと理解いたしました。ただ、現在〇〇のタスクも進行しており、そちらも□日までの完了が求められています。どちらを優先すべきか、または期日調整が必要かご相談させていただけますでしょうか？」のように、具体的な状況を伝えて判断を仰ぎます。
- 曖昧な指示の場合は具体的な行動や成果物を想定して確認する: 「なるべく早く」「よしなに」といった曖昧な指示を受けた場合は、「なるべく早く、というのは本日中という意味でしょうか？」「△△の件、〇〇のようなイメージで進めて問題ないでしょうか？」のように、具体的な行動や成果物のイメージを提示して確認することで、認識のズレを防ぎます。
- ITエンジニア・クリエイターは技術的な側面からの確認も: システムの都合上、依頼された期日や優先度が現実的ではない場合や、他の技術的なタスク（例：リファクタリング、技術検証）との兼ね合いで優先度を考慮する必要がある場合は、その理由を非技術職の担当者にも分かりやすく説明し、相談することが重要です。技術的な観点からの懸念や、それに伴う最適な優先順位を提案することで、より実現性の高い計画を立てることができます。
まとめ
職場でタスクの優先順位を適切に共有し、確認することは、スムーズな業務遂行だけでなく、周囲からの信頼を得るための重要なスキルです。自分が抱える状況を正直に伝え、相手の期待やタスクの背景を理解しようと努める姿勢は、コミュニケーションの基本であり、良好な人間関係を築く土台となります。
特に複数のタスクが錯綜しやすい環境や、非同期コミュニケーションが多い環境では、意識的に優先順位に関する対話を行うことが大切です。日々の業務の中でこれらのポイントを実践し、周囲との連携を深めていくことで、あなたの信頼性は高まっていくでしょう。