職場の良い関係づくり入門

職場で信頼される 指示やアドバイスの効果的な受け止め方

Tags: コミュニケーション, 指示, アドバイス, 新入社員, 若手社員, 信頼関係, 成長, 質問, 確認, 報連相

職場で指示やアドバイスを効果的に受け止める重要性

新入社員や若手社員にとって、上司や先輩からの指示、そして経験豊富な同僚からのアドバイスは、業務を円滑に進め、自身の成長を加速させるための重要な道標となります。これらの情報をいかに効果的に受け止め、行動に繋げられるかが、職場で信頼される関係を築く上での基礎となります。

指示を正しく理解し、期待される成果を出せることは、担当者としての信頼に直結します。また、アドバイスを真摯に聞き入れ、適切に活用できる姿勢は、謙虚さや成長意欲を示すことになり、周囲からの好意やサポートを得やすくなります。

特にITエンジニアやクリエイターといった専門職においては、技術的な指示の背景にある全体像や、複雑な問題を解決するためのアドバイスを正確に把握することが、質の高い成果物を生み出すために不可欠です。ここでは、指示やアドバイスを効果的に受け止めるための基本的な考え方と具体的な実践方法をご紹介します。

指示を効果的に受け止めるためのポイント

指示を受け止める際に最も重要なのは、「何を」「なぜ」「どうやって」「いつまでに」といった、指示の意図と内容を正確に理解することです。

  1. 指示の背景と目的を確認する 単に「〇〇をしておいて」という指示だけでなく、「なぜそれが必要なのか」「それがどのような全体の流れの一部なのか」「最終的にどのような状態を目指すのか」といった背景や目的を確認するようにします。これにより、指示の重要度や優先順位を判断しやすくなり、状況に応じた柔軟な対応が可能になります。

    • 具体的な確認例:
      • 「このタスクは、どのような目的のために行うのでしょうか？」
      • 「このデータ集計は、次回の〇〇会議で使用するためでしょうか？」
      • 「この機能改修は、どのユーザー層のどのような課題を解決するためですか？」

  2. 不明点はその場で質問・確認する 指示の内容に不明な点があれば、曖昧なままにせず、必ずその場で質問して解消します。後になって「分かりませんでした」となるよりも、指示を受けた時点で正確に理解しようとする姿勢の方が、信頼を得やすくなります。質問する際は、「〇〇ということでしょうか？」「△△について、具体的に教えていただけますか？」のように、自分の理解している範囲を示したり、具体的な内容に絞ったりすると、スムーズなコミュニケーションに繋がります。

  3. 指示内容を復唱・要約して確認する 指示を受けたら、その内容を自分の言葉で復唱したり要約したりして、指示を出した相手に確認します。「つまり、〇〇を△△の目的で、□□という手順で、本日中に完了する、ということでよろしいでしょうか？」のように確認することで、認識のズレを防ぎ、「きちんと聞いている」という姿勢を示すことができます。

  4. 指示内容を記録する 口頭での指示であっても、重要な内容や期日、具体的な作業内容は必ずメモを取るか、後でチャットツールやタスク管理ツールに記録します。特に複数の指示を同時に受けた場合や、複雑な指示の場合に有効です。記録を見返すことで、抜け漏れを防ぎ、作業途中で迷った際に原点に立ち返ることができます。ITエンジニアであれば、タスク管理ツールに指示内容を詳細に記述する習慣をつけることが推奨されます。

  5. 対応可否と完了見込みを伝える 指示の内容を理解したら、それに対して自分が対応可能か、どのくらいの時間で完了できそうかといった見込みを伝えます。もし、抱えている他の業務との兼ね合いで対応が難しい場合や、期日までの完了が困難な場合は、正直にその状況を説明し、相談します。「承知いたしました。現在〇〇のタスクを進めておりますので、△△時頃に着手可能かと思います」「恐れ入ります、現在の業務量を鑑みますと、明日午前中までのお時間をいただけますでしょうか」のように、代替案や具体的な状況を添えると、ただ断るよりも建設的な印象になります。

アドバイスを効果的に受け止めるためのポイント

アドバイスは指示と異なり、義務ではない場合が多いですが、受け止め方一つで関係性や自身の成長速度が大きく変わります。

  1. まずは感謝の意を示す アドバイスは、相手があなたのことを気にかけてくれている証拠です。内容の是非に関わらず、まずは「アドバイスありがとうございます」「大変参考になります」といった感謝の気持ちを伝えます。これにより、相手は「自分の言葉が届いた」と感じ、今後もあなたのために時間や労力を使おうと思ってくれる可能性が高まります。

  2. 批判的に聞くのではなく、建設的に聞く アドバイスの中には、耳の痛い内容や、自分の考えとは異なる内容が含まれるかもしれません。しかし、頭ごなしに否定したり、言い訳をしたりせず、まずは「なぜそのようなアドバイスをするのだろう？」「どのような視点からこのアドバイスが出たのだろう？」という疑問を持ち、相手の意図を理解しようと努めます。アドバイスの背景にある経験や知見に耳を傾ける姿勢が重要です。

  3. 内容を吟味し、自分に合うか判断する 受け取ったアドバイス全てを鵜呑みにする必要はありません。自分の状況や価値観、チームのルールなどを考慮し、そのアドバイスが自分にとって本当に有効かを冷静に判断する時間も必要です。すぐに賛同も否定もせず、「一度持ち帰って検討させていただきます」と伝えるのも一つの方法です。ただし、検討した結果や、なぜそのアドバイスを採用（または不採用）としたのかを、後日伝えるようにすると、相手はあなたの成長や考え方を理解しやすくなります。

  4. 実践してみる アドバイスをくれた相手が最も喜ぶのは、そのアドバイスが活かされ、あなたが成長することです。ピンときたアドバイスや、試す価値があると感じたアドバイスは、ぜひ実践してみてください。小さなことからでも構いません。実践することで、そのアドバイスの有効性を身をもって知ることができます。

  5. 実践した結果や感想を共有する アドバイスを実践してみた場合は、その結果やそこから学んだことなどを、アドバイスをくれた相手に伝えてみましょう。「以前いただいた〇〇に関するアドバイスを実践してみました。その結果、△△という気づきがありました。ありがとうございました」のように報告することで、相手は自分の貢献を認識でき、今後もあなたをサポートしようという気持ちになります。特に、非技術職の上司に技術的なアドバイスを求める機会は少ないかもしれませんが、仕事の進め方やコミュニケーションに関するアドバイスをもらった際に、このようにフォローアップすることで、職種を超えた信頼関係を深めることができます。

効果的な受け止め方の共通姿勢

指示とアドバイス、どちらの場合においても共通して重要なのは、真摯に耳を傾ける姿勢です。相手の話を最後まで聞き、適切な相槌を打ち、分からない点は質問し、理解した内容を確認する。これらの基本的なコミュニケーションスキルは、指示やアドバイスを受け止める際の効果を最大化します。また、指示やアドバイスを通じて得た学びや気づきを、日々の業務に活かす努力を継続することで、あなたの成長は加速し、職場の信頼は揺るぎないものとなるでしょう。

まとめ

職場で指示やアドバイスを効果的に受け止めることは、単にタスクをこなすだけでなく、自己成長を促し、周囲からの信頼を得るための重要なプロセスです。

これらの基本的なポイントを日々の業務の中で意識的に実践することで、あなたは職場でより一層信頼される存在となり、良好な人間関係を築いていくことができるでしょう。