職場で信頼される 非技術職とのコミュニケーションの基本
はじめに
職場で円滑な人間関係を築くことは、業務を効率的に進め、自身の信頼性を高める上で非常に重要です。特に、技術的な専門性を持つ方が、異なるバックグラウンドを持つ非技術職の方々と連携する機会は多くあります。企画部門、営業部門、経理部門など、それぞれが持つ視点や使用する言葉は異なるため、意図がうまく伝わらなかったり、誤解が生じたりすることがあります。
この記事では、新入社員や若手社員の皆様が、職場で非技術職の方々と信頼関係を築き、スムーズに業務を進めるためのコミュニケーションの基本について解説します。
非技術職とのコミュニケーションがなぜ重要なのか
技術職の業務は、多くの場合、非技術職の方々の要望や協力があって成り立っています。例えば、サービス企画担当からの新しい機能の要望、営業担当からの顧客向け説明資料の作成依頼、経理担当からのシステム利用に関する問い合わせなど、日常的に様々な部署と連携します。
このような連携においてコミュニケーションがうまくいかないと、以下のような問題が発生する可能性があります。
- 認識のずれ: 専門用語の多用などにより、業務内容や進捗に対する認識にずれが生じる。
- 手戻りの発生: 仕様の誤解や目的の不明確さから、作り直しや修正が発生する。
- 信頼関係の悪化: コミュニケーション不足や一方的な説明により、相手からの信頼を失う。
- 業務効率の低下: 連携がスムーズに行えず、全体の業務スピードが遅くなる。
非技術職の方々と建設的なコミュニケーションを取ることは、これらの問題を回避し、チームや組織全体の成果に貢献するために不可欠なのです。
非技術職とのコミュニケーションにおける基本的な考え方
円滑なコミュニケーションの第一歩は、相手に対する理解と配慮の姿勢を持つことです。
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相手の立場と背景を理解しようとする:
- 相手はどのような業務を担当しているのか、何に関心があるのかを理解しようと努めます。
- 技術的な知識が少ないことを前提に、伝え方を工夫する必要があります。相手にとって何が重要で、何が理解しにくいかを想像することが大切です。
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専門用語を使わない、または説明を加える:
- 自分が日常的に使っている技術用語や社内用語が、相手には伝わらない可能性が高いと考えます。「API」「クラウド」「アジャイル」「コミット」といった言葉を使う際は、「これは〇〇のようなものです」「簡単に言うと〜ということです」のように、平易な言葉で言い換えたり、簡単な説明を加えたりする配慮が必要です。
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「なぜ」を明確にする:
- 単に「〇〇をしてください」「〜はできません」と伝えるだけでなく、「なぜそれが必要なのか」「なぜそれが難しいのか」といった理由や背景をセットで伝えます。目的や理由が分かれば、相手も納得しやすくなり、協力的な姿勢を引き出しやすくなります。
具体的なコミュニケーションの実践ポイント
基本的な考え方に基づき、具体的な場面で役立つ実践ポイントをいくつかご紹介します。
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言葉遣いと表現:
- 専門用語だけでなく、抽象的な表現やあいまいな言葉も避けます。具体的な事実や数値を用いて説明することを心がけてください。
- 依頼や報告をする際は、「〇〇という機能について、〜の状態です」「△△の件ですが、□□の結果になりました」のように、主語と述語を明確にし、具体的に伝えます。
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説明の方法:
- 技術的な詳細よりも、その結果が相手の業務や会社全体の目的にどう影響するかを中心に説明します。「この機能を使うことで、営業担当の皆様が顧客リストをより簡単に管理できるようになります」「この変更により、サービス全体のレスポンスタイムが改善され、顧客満足度が向上します」のように、相手や組織にとってのメリットを強調します。
- 図やイラスト、簡単なデモなど、視覚的に理解しやすい資料を活用することも効果的です。
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質問と傾聴:
- 相手の話を最後までしっかり聞き、理解できたかを確認するために適宜質問をします。「〜ということでしょうか？」「具体的にはどのような状態を目指していますか？」のように、相手の意図や要望を正確に把握するための質問は重要です。
- もし相手の言っていることが理解できない場合は、分かったふりをせず正直に「申し訳ありません、もう少し詳しく教えていただけますか？」と尋ねる勇気を持つことが大切です。
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チャットやメールでの配慮:
- テキストコミュニケーションでは、対面に比べて感情やニュアンスが伝わりにくいため、より丁寧で誤解のない表現を心がけます。
- 特に重要な連絡や依頼、または複雑な内容の場合は、結論や最も重要な情報を最初に提示し、詳細をその後に記述するなど、相手が素早く内容を把握できるよう構成を工夫します。必要であれば、テキストでのやり取りの後に、簡単なオンラインミーティングを設定することも有効です。
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会議でのコミュニケーション:
- 会議の目的とアジェンダを事前に確認し、自分が何を期待されているのかを理解して臨みます。
- 自分の専門分野について説明を求められた場合は、専門用語を避け、参加者全員が理解できる言葉で簡潔に説明します。他の参加者の発言にも耳を傾け、異なる視点や意見を尊重する姿勢を示します。
実践を続けるために
非技術職とのコミュニケーションは、一朝一夕に完璧になるものではありません。日々の業務の中で意識し、実践を続けることが重要です。
- 常に「相手に伝わっているか？」を意識する: 自分の説明の後、相手の反応を見て、理解できているかを確認する習慣をつけます。
- 不明点を恐れず質問する: 相手の話が理解できない場合や、自分の知識で判断できない場合は、正直に質問し、確認します。
- フィードバックを求める: コミュニケーションの方法について、信頼できる先輩や同僚からフィードバックをもらうことも有効です。
まとめ
職場の非技術職とのコミュニケーションは、業務を円滑に進め、周囲からの信頼を得るための重要なスキルです。技術的な専門知識を持つことと同様に、異なるバックグラウンドを持つ人々との間に理解と協力の関係を築く努力は、プロフェッショナルとして成長する上で不可欠です。
相手の立場を理解しようとする姿勢、専門用語を避ける配慮、目的や理由を明確に伝える工夫、そして丁寧な質問と傾聴を心がけることで、非技術職の方々とも良好な関係を築き、共に成果を上げることができるようになります。これらの基本的な考え方と実践ポイントを日々の業務に取り入れ、より良い職場の人間関係を築いていきましょう。