職場の良い関係づくり入門 - 職場で信頼される記録と共有の基本

職場で信頼される記録と共有の基本

Tags: コミュニケーション, 記録, 共有, 議事録, 連携

職場で円滑に仕事を進め、周囲から信頼を得る上で、「記録」と「共有」は非常に重要な要素です。特に新入社員や若手社員のうちは、様々な指示や情報が飛び交う中で、正確な理解と実行が求められます。

会議の決定事項や上司からの指示、同僚とのやり取りなど、受け取った情報を適切に記録し、必要に応じて関係者と共有することで、後々の認識の齟齬を防ぎ、「言った言わない」といった無用なトラブルを避けることができます。これは、一つ一つの仕事を正確に進めるための土台となり、結果としてあなたの信頼性を高めることにつながります。

なぜ職場で記録と共有が重要なのか

職場で記録と共有が信頼につながる主な理由はいくつかあります。

認識の齟齬を防ぐ: 口頭での指示や会議での決定事項は、時間が経つと記憶が曖昧になったり、人によって解釈が異なったりすることがあります。記録に残すことで、関係者間で共通の認識を持つためのよりどころとなります。
「言った言わない」を避ける: 記録は、特定の合意や指示があったことの客観的な証拠となり得ます。これにより、後になって発生しうる誤解や対立を防ぐことができます。
後から確認・参照できる: 記録があれば、不明点があった際や、過去の経緯を確認したい場合に、いつでも正確な情報を参照できます。これは自分自身の業務遂行だけでなく、他の人からの問い合わせに対応する際にも役立ちます。
透明性を高め、連携を円滑にする: 関連する情報を関係者に共有することで、プロジェクトの状況や決定プロセスに対する透明性が生まれます。これにより、各自が自分の役割を理解しやすくなり、チーム全体の連携がスムーズになります。
責任感と正確性の表れ: 重要な情報を記録し、共有する行為は、仕事に対する真摯な姿勢と責任感を示すものです。これは周囲からの信頼を得る上で不可欠です。

特にIT分野など、変化が速く、多くの関係者との連携が必要な環境では、正確な情報伝達と記録管理がプロジェクト成功の鍵を握ります。チャットやオンライン会議など、非同期・オンラインでのコミュニケーションが多い場合も、適切な記録と共有の工夫が求められます。

記録するべき内容とタイミング

では、具体的にどのような内容を、いつ記録すれば良いのでしょうか。すべてのやり取りを逐一記録する必要はありませんが、以下のような情報は意識的に記録することをおすすめします。

決定事項: 会議や打ち合わせで合意・決定された内容。方針、役割分担、期日など。
ToDo（アクションアイテム）: 誰が（Who）、何を（What）、いつまでに（When）行うかが明確になったタスク。
懸案事項・課題: 現時点で解決に至っていないが、今後検討や対応が必要な課題。
重要な合意や確認: メールやチャット、口頭でのやり取りで、重要な方針や認識について関係者と合意が取れた内容。
背景や理由: なぜそのように決定したのか、その指示が出た背景にある理由など。これがあると、後から見返した際に意図を理解しやすくなります。

記録のタイミングとしては、決定や指示があった「その場」または「直後」が最も正確です。時間が経つほど記憶は薄れるため、会議中や打ち合わせ直後、あるいは重要なチャットのやり取りが完了した直後などにメモを取る習慣をつけると良いでしょう。

効果的な記録の方法

記録の方法は、その内容や状況に応じて様々です。自分にとって続けやすく、後から見返しやすい方法を選びましょう。

手書きのメモ: 会議中や口頭での指示など、リアルタイム性が重要な場面で役立ちます。重要なキーワードや数字、ToDoなどを素早く書き留めます。後で清書したり、デジタルツールに転記したりするとより活用しやすくなります。
ノートアプリ・テキストエディタ: PCやスマートフォンで利用できるノートアプリ（OneNote, Evernoteなど）や、シンプルなテキストエディタは、情報を整理して記録するのに便利です。議事録の下書きや、日々の業務メモとして活用できます。
チャットツールの機能: SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールには、メッセージの「ブックマーク」「ピン留め」機能や、重要なやり取りを特定のチャンネルに転送する機能があります。これらを活用して、流れてしまいがちな情報を後から見つけやすくしておきましょう。スレッド機能を使って議論をまとめたり、特定のメッセージに絵文字で反応するルールを設けたりするのも有効です。
議事録ツール・共有ドキュメント: 会議の議事録作成には、専用の議事録ツールや、Google Docs, Notion, Confluenceなどの共有ドキュメントツールが適しています。複数の関係者で同時に編集したり、コメント機能で補足を入れたりすることが可能です。あらかじめ議事次第を用意しておくと、スムーズに記録できます。
タスク管理ツール: Asana, Jira, Trelloなどのタスク管理ツールは、決定したToDoを管理するのに最適です。「いつまでに誰が何をやるか」を明確に記録し、関係者と共有することで、進捗状況の透明性が高まります。

重要なのは、記録が「誰かが見るかもしれないもの」「将来の自分が参照するもの」であることを意識して、分かりやすく整理することです。箇条書きを活用したり、結論から先に書いたりするなど、簡潔さを心がけましょう。

記録の効果的な共有方法

記録した内容は、適切に関係者と共有することで初めて真価を発揮します。

議事録の共有: 会議の議事録は、会議後できるだけ早く関係者（参加者だけでなく、必要に応じて欠席者や関係部署）に共有します。共有する際は、「決定事項」「ToDo」などが一目で分かるようにハイライトしたり、冒頭にまとめを記載したりすると親切です。共有後、内容に相違がないか確認を求める一文を入れることも、認識合わせに有効です。
チャットでの確認: チャットで重要な決定や合意がなされた場合、単に流すのではなく、「認識合わせのため、決定事項は〇〇、期日は△△で合っていますでしょうか？」のように確認メッセージを送り、それを記録として残すのが良い方法です。
口頭指示のフォローアップ: 口頭で指示を受けた場合、その場でメモを取り、後で「先ほどの件ですが、〇〇を△△までに対応いたします。認識に相違ありませんか？」のように、チャットやメールで内容を送り、記録として残す習慣をつけるとより確実です。
共有フォルダやツールでの一元管理: プロジェクトに関する記録は、関係者全員がアクセスできる共有フォルダや、プロジェクト管理ツール、情報共有ツールなどで一元管理すると便利です。必要な情報が必要な時に見つけやすくなります。

共有する際は、誰に何を伝えたいのかを明確にし、相手が情報をスムーズに理解できるよう配慮することが重要です。件名や冒頭で内容を簡潔にまとめたり、必要な情報源へのリンクを貼ったりするなどの工夫が有効です。

今日から実践できるステップ

記録と共有のスキルは、意識して行動することで身につきます。今日から以下のステップを試してみてはいかがでしょうか。

小さなメモから始める: 上司からの指示や、ちょっとした確認事項など、重要なやり取りが発生したらすぐにメモを取る習慣をつけましょう。手書きでもスマートフォンのメモ機能でも構いません。
会議の議事録にチャレンジする: 参加者として会議に出る際に、個人的に議事録を取ってみましょう。決定事項とToDoだけでも構いません。慣れてきたら、積極的に議事録担当を買って出てみるのも良い経験になります。
チャットの重要なやり取りはブックマーク/ピン留めする: 後から見返したいチャットメッセージには、ブックマークやピン留めを活用しましょう。
口頭での指示は確認メッセージを送る: 口頭で指示を受けたら、「承知いたしました。〇〇について△△までに対応します。」のようにチャットで送り、認識確認と記録を兼ねましょう。