職場で信頼される 認識のズレを防ぐ情報共有の基本
職場で仕事を進める上で、同僚や上司、他部署のメンバーとの情報共有は欠かせません。しかし、その情報共有がうまくいかず、「言ったはずなのに伝わっていない」「相手が理解してくれたと思っていたら、実は認識が違っていた」といった「認識のズレ」が生じることがあります。
この認識のズレは、業務の手戻りが発生したり、プロジェクトの遅延を招いたりするだけでなく、人間関係のトラブルに発展することもあります。特に新入社員や若手社員のうちは、自分の意図が正確に相手に伝わらなかった経験を持つ方も少なくないでしょう。
この記事では、職場で信頼されるために重要な、認識のズレを防ぐ情報共有の基本的な考え方と、具体的な実践方法について解説します。
なぜ認識のズレは起きるのか
認識のズレが起きる原因は一つではありません。いくつかの要因が組み合わさることで発生します。主な原因としては、以下のようなものが考えられます。
- 前提知識や背景の共有不足: 情報を伝える側と受け取る側で、その情報に関する前提知識やこれまでの経緯への理解が異なっている場合。
- 言葉の定義の曖昧さ: 使用する言葉や専門用語の意味が、相手によって異なって解釈される可能性がある場合。特に異職種間（例えばエンジニアとビジネスサイド）でのコミュニケーションで起こりやすいです。
- 情報伝達の形式やタイミングの問題: 口頭での伝達のみで記録がない、重要な連絡が他の情報に埋もれてしまう、急を要する連絡がすぐに確認されない（非同期コミュニケーションの問題点）など。
- 確認不足: 情報を伝えた側が相手の理解度を確認しない、受け取った側が不明点を質問しないなど、双方向の確認が不足している場合。
認識のズレを防ぐ情報共有の基本原則
認識のズレを防ぐためには、単に情報を「伝える」だけでなく、「相手に正しく理解してもらう」ことを目指す必要があります。そのための基本的な原則は以下の4つです。
- 「誰に」伝えるべきかを明確にする: 情報を必要としている関係者は誰か、その情報が誰の意思決定や行動に影響を与えるかを正確に把握し、伝えるべき相手に漏れなく伝えます。
- 「何を」伝えるべきかを明確に、具体的に伝える: 共有する情報の目的は何で、相手に何をしてほしいのか（あるいは知っておいてほしいだけなのか）を最初に明確にします。抽象的な表現を避け、具体的な事実や依頼内容を伝えます。「〇〇しておいてください」ではなく「〇〇の資料を、今日の15時までにAさんに渡してください」のように具体的に伝えます。
- 「いつ」伝えるべきかを考慮する: 情報は鮮度が重要です。手遅れにならないタイミングで伝えるのはもちろん、相手がその情報を受け取って対応するのに適切な時間があるかを考慮します。緊急度に応じて伝える手段や形式を変える必要もあります。
- 「どのように」伝えると伝わるかを考える: 口頭、メール、チャット、文書、図解など、情報の種類や相手、状況に応じて最適な伝達手段を選びます。必要に応じて複数の手段を組み合わせることも有効です。
認識のズレを防ぐための具体的な実践ポイント
上記の基本原則を踏まえ、日々の業務で実践できる具体的なポイントをいくつかご紹介します。特に、ITエンジニアやクリエイターが非技術職と連携する場面や、チャットツールを活用する場面で役立つ視点を含みます。
- 結論を先に伝える（結論ファースト）: 特にビジネスシーンでは、まず結論や最も伝えたい要点を先に述べ、その後に詳細や背景を説明する話し方・書き方が効果的です。相手は情報の全体像を先に掴めるため、その後の内容を理解しやすくなります。
- 共通言語を使う、または専門用語を補足する: 相手が普段使わない専門用語（技術用語や業界用語など）の使用は避け、平易な言葉で説明します。どうしても使う必要がある場合は、簡単な説明を付け加える配慮が重要です。
- 「認識合わせ」の意図を明確に伝える: 「この点について認識を合わせたいのですが」「〜という理解であっていますでしょうか？」「〜という前提で進めて問題ないか確認させてください」のように、相手との間で認識にズレがないかを確認したい意図を言葉にして伝えます。
- チャットコミュニケーションの工夫:
- 要点をまとめて簡潔に: 長文になりすぎず、伝えたい核心を明確にします。
- 引用やスレッド活用: 過去のやり取りを参照する場合は引用機能を活用し、関連する話題はスレッド内で続けることで、情報の散逸を防ぎます。
- 絵文字やスタンプも効果的に: 誤解を防ぐために、テキストだけでは伝わりにくいニュアンス（感謝、了解、確認中など）を伝える際に、職場のルールに沿って適切に活用することも一助となります。
- 返信が遅れる場合の連絡: すぐに確認できない場合や、確認に時間がかかる場合は、その旨を簡潔に返信するだけでも相手は安心できます。
- 文字や視覚情報を活用する: 口頭での合意内容をチャットやメールで送る、簡単な議事録を作成して共有する、仕様を図や画面イメージで示すなど、文字や視覚に残る形で情報を共有すると、後で見返すことができ、認識のズレを防ぎやすくなります。特に複雑な情報や多人数での共有には有効です。
- 「伝わったか」を確認する習慣をつける: 情報を伝えた後、相手に「〇〇についてご不明な点はありますか？」「先ほどお話しした〇〇の件、△△という理解で合っていますか？」のように質問を促したり、内容を復唱してもらったりすることで、相手が正しく理解したかを確認します。
- 不明な点は臆せず質問する: 情報を伝えられた側も、少しでも分からないことや曖昧だと感じることがあれば、その場で質問する勇気が大切です。「こんな簡単なことを聞いても良いのだろうか」と躊躇せず、認識のズレが大きくなる前に確認する姿勢が、結果的にトラブルを防ぎます。
まとめ
職場で認識のズレを防ぐための情報共有は、「正確な情報を伝えること」と「相手に正しく理解してもらうこと」の両方を追求するプロセスです。そのためには、「誰に」「何を」「いつ」「どのように」伝えるかを常に意識し、具体的な実践ポイントを日々のコミュニケーションに取り入れることが重要です。
特に、前提知識や背景が異なる相手とのコミュニケーション、情報が非同期になりがちなチャットでのやり取りにおいては、より一層の配慮が求められます。
これらの基本的な努力は、単に仕事の効率を上げるだけでなく、相手からの信頼を得ることにも繋がります。正確で丁寧な情報共有を心がけ、職場でより良い人間関係を築いていきましょう。