職場の良い関係づくり入門

職場で信頼される 技術的な話を分かりやすく伝えるコツ

Tags: 技術コミュニケーション, 説明力, 非技術職連携, コミュニケーションスキル, 信頼関係

職場で信頼される 技術的な話を分かりやすく伝えるコツ

職場で円滑に仕事を進める上で、技術的な専門知識を他の人に分かりやすく伝えることは非常に重要です。特に、企画部門、営業部門、デザイナーといった専門外の担当者や、技術的な背景を持たない上司に対して、あなたが担当している業務や成果を正確に理解してもらうためには、伝え方を工夫する必要があります。

技術的な内容は正確性が求められますが、専門用語をそのまま羅列したり、前提知識がないと理解できない説明をしたりすると、相手は内容を把握できず、誤解が生じやすくなります。これは、プロジェクトの遅延や人間関係における信頼の損失につながる可能性もあります。

本記事では、技術的な話を専門外の人に分かりやすく伝え、職場の信頼関係を築くための具体的なコツをご紹介します。

なぜ技術的な話は分かりにくくなるのか

まず、なぜ技術的な話が専門外の人にとって分かりにくくなってしまうのか、その主な要因を理解しましょう。

  1. 専門用語の多用: 普段から技術的な話をしていると、無意識のうちに専門用語を使ってしまいがちです。これらの用語は、その分野の人間にとっては当たり前でも、専門外の人にとっては意味不明な「呪文」のように聞こえることがあります。
  2. 前提知識のずれ: 技術的な話には、特定の概念や仕組みに関する前提知識が必要です。しかし、相手がその知識を持っていない場合、いくら丁寧に説明しても「木を見て森を見ず」の状態になり、全体像や重要性が理解されません。
  3. 説明の順序や構成: 技術的な話は、原因、過程、結果など、論理的な繋がりが重要です。しかし、話し手が頭の中で整理できていなかったり、相手の理解度を考慮せずに一方的に話を進めたりすると、聞き手はついていけなくなります。
  4. 抽象的な表現: 具体的な事例や比喩を使わず、抽象的な概念だけで説明を終えてしまうと、相手は何をイメージすれば良いか分からず、理解が深まりません。

分かりやすく伝えるための準備

効果的に技術的な話を伝えるためには、事前の準備が不可欠です。以下の点を意識してみましょう。

  1. 相手の知識レベルと関心事を把握する: 誰に話すのか、その人はどのような背景を持ち、何に関心があるのかを事前に把握することが最も重要です。

    • この人はどの程度の技術知識があるか？
    • この話の何を知りたいのか？（全体像？ 特定の機能？ 進捗状況？ 課題？ 解決策？）
    • この話を聞いて、相手は何を判断したり、行動したりする必要があるのか？ 相手の立場に立つことで、話すべき内容や深さ、使うべき言葉が変わってきます。

  2. 話す内容の目的と結論を明確にする: 「何を伝えたいのか」「なぜそれを伝える必要があるのか」という目的と、「結局どうなるのか」「何をしてほしいのか」という結論を自分の中で明確にしておきます。そして、可能であれば最初に結論を伝えます。（後述の「結論から先に話す」参照）

  3. 専門用語を洗い出し、言い換えを準備する: 話の中で出てきそうな専門用語をリストアップし、それぞれを専門外の人にも分かる平易な言葉でどう言い換えるか、あるいは簡単な説明を添えるかを検討します。

分かりやすく伝えるための実践的なコツ

準備ができたら、いよいよ実践です。以下のコツを取り入れてみましょう。

  1. 専門用語は避けるか、必ず説明を添える: 可能な限り日常的な言葉や、相手が理解できるであろう言葉に置き換えます。どうしても専門用語を使う必要がある場合は、「〜という言葉で言うと〇〇ですが、これは簡単に言うと△△ということです」のように、必ず平易な説明を加えます。

  2. 結論から先に話す（PREP法などを活用）: ビジネスコミュニケーションの基本ですが、技術的な話でも非常に有効です。

    • Point（結論）：最も伝えたいこと、今回の結果、現状
    • Reason（理由）：なぜそうなのか、原因
    • Example（具体例）：具体的な事例、データ、デモ
    • Point（結論）：改めて結論や今後の展望を繰り返す この流れで話すと、相手は最初に話の全体像や最も重要な情報を把握できるため、その後の詳細な説明も理解しやすくなります。

  3. 具体的な例や比喩、図解を活用する: 抽象的な概念は、具体的な物事に例えると理解されやすくなります。例えば、「データベースの正規化は、本棚を整理するようなものです」のように、相手がイメージしやすい比喩を使います。また、図やグラフ、簡単なイラスト、または実際の画面やデモを見せることも非常に有効です。複雑な構造や処理の流れは、言葉だけでなく視覚情報で示すことで格段に分かりやすくなります。オンライン会議ツールで画面共有を活用することも有効です。

  4. 話の構成をシンプルにする: 話す内容を3つ程度に絞る、「背景→現状→課題→解決策→結果」のように論理的な流れを作るなど、構成を分かりやすくします。話が複雑になる場合は、事前にアジェンダ（目次）を共有するのも良い方法です。

  5. 相手の理解度を確認しながら進める: 一方的に話し続けるのではなく、「ここまでで何か質問はありますか？」「この部分、伝わっていますでしょうか？」など、適宜相手に問いかけ、理解度を確認します。相手が首をかしげたり、曖昧な反応をしたりする場合は、遠慮なく立ち止まり、別の言葉で説明し直したり、補足情報を加えたりします。

  6. チャットやドキュメントでの伝え方: 非同期コミュニケーションであるチャットやドキュメントでは、対面と比べてニュアンスが伝わりにくく、質問もしにくい場合があります。

    • 専門用語の使用は最小限にするか、注釈をつける。
    • 結論を最初に明記し、その後に詳細を記述する。
    • 箇条書きや太字などを活用し、視覚的に分かりやすくする。
    • 図やスクリーンショットを積極的に活用する。
    • 分からないことがあれば質問しやすい雰囲気を作る（例：「もし不明点があれば、遠慮なく聞いてください」と付け加える）。

信頼に繋がる伝え方

分かりやすく伝える努力は、単に情報を伝達するだけでなく、職場の信頼関係構築にも繋がります。

まとめ

技術的な話を専門外の人に分かりやすく伝えることは、新入社員や若手社員が職場で信頼を獲得し、チームや他部署と円滑に連携するために不可欠なスキルです。専門用語の言い換え、結論からの説明、具体的な例や図解の活用、そして相手の理解度を確認しながら進めることなどが、その重要なコツとなります。

これらの工夫を日々のコミュニケーションに取り入れることで、あなたの担当業務への理解が深まり、周囲からの信頼を得やすくなります。ぜひ、今日から実践してみてください。