職場の良い関係づくり入門

職場で信頼される 適切な相談の仕方

Tags: 相談, コミュニケーション, 人間関係, 新入社員, 若手

職場で仕事を進める上で、一人で解決できない問題に直面したり、判断に迷ったりすることは誰にでもあります。特に新入社員や若手社員にとっては、経験や知識が少ないため、相談が不可欠です。しかし、どのように相談すれば良いのか分からず、躊躇してしまうこともあるかもしれません。

適切な相談は、単に問題を解決するだけでなく、周りからの信頼を得るための重要な行動です。なぜなら、それは自分の状況を正確に共有し、協力を仰ぐという、チームワークの基本だからです。この記事では、職場で信頼されるための適切な相談の仕方の基本をご紹介します。

なぜ「適切な」相談が必要なのか

相談すること自体は良いことですが、「適切な」相談でなければ、かえって相手に負担をかけたり、問題解決に繋がらなかったりする可能性があります。適切な相談が必要な理由はいくつかあります。

相談する前に準備すること

闇雲に「分かりません」「教えてください」と相談するのではなく、事前にしっかりと準備をすることが大切です。準備の質が、相談の質を左右すると言っても過言ではありません。

  1. 問題を明確にする:

    • 何について相談したいのか？ 具体的にどのような状況で困っているのか？ 達成したい状態は何なのか？ これらを自分の中で整理します。
    • 例えば、「この機能の実装でエラーが出て先に進めない」だけでなく、「〇〇という処理を実装しようとしているが、△△というエラーが発生し、原因が特定できない。最終的には□□という状態を実現したい」のように、状況、問題点、目的を明確にします。

  2. 自分で試したこと、考えたことをまとめる:

    • 相談する前に、自分で情報を収集したり、解決策を試したりすることが重要です。「何もしていません」という状態での相談は、相手の時間を奪うことになりかねません。
    • インターネット検索、公式ドキュメントの確認、過去の類似事例の調査、考えられる原因のリストアップ、試行錯誤したコードや手順など、自分で努力した過程を整理しておきます。
    • 「〜を試してみましたがダメでした」「〜な可能性も考えましたが、これがネックで踏み切れません」といった形で説明できるようにします。

  3. 聞きたいこと（具体的な疑問点や知りたいアドバイスの種類）を整理する:

    • 単に「どうすればいいですか？」と聞くのではなく、「このエラーの原因特定のために、他にどんな調査方法がありますか？」「〇〇の設計について、過去に似たような事例があれば、その知見を教えていただけますか？」「A案とB案で迷っているのですが、それぞれのメリット・デメリットについてご意見をいただけますか？」のように、具体的に何についてアドバイスが欲しいのかを明確にします。

  4. 誰に相談するのが適切か検討する:

    • 相談内容によって、誰に聞くのが最も適切かを考えます。技術的な専門知識が必要ならその分野に詳しい先輩、業務プロセスに関する疑問ならそのプロセスをよく知っている同僚や上司、判断に迷うことであれば決定権を持つ上司などが考えられます。
    • 相手の専門性や現在の状況（忙しさなど）を考慮して選びます。

相談する時のポイント

準備ができたら、いよいよ相談です。相談する際にもいくつかのポイントがあります。

  1. 相手の状況を確認し、時間をもらう:

    • 忙しそうな相手にいきなり話しかけるのは避けましょう。「今、少しお時間よろしいでしょうか？」と声をかけ、相手の都合の良い時間を確認します。
    • チャットで相談する場合も、「〇〇の件でご相談したいことがあるのですが、今少しお時間（または、お手すきの際）よろしいでしょうか？」のように、相手への配慮を示す一言を添えることが望ましいです。オンライン会議を設定する場合は、事前に議題と必要な時間を伝えておきます。

  2. 結論や要件を先に伝える:

    • 相談したい内容の結論や、何について話したいのかを最初に簡潔に伝えます。これにより、相手は何の話が始まるのかをすぐに理解でき、その後の詳細を聞く準備ができます。
    • 「〇〇の機能実装でエラーが出ており、調査方法についてアドバイスをいただきたいです」「△△の資料作成について、□□の点で判断に迷っており、ご意見を伺いたいです」のように始めます。

  3. 準備した内容を簡潔に説明する:

    • 問題を明確にするで整理した内容を説明します。経緯、現状、自分で試したこと・考えたこと、そして具体的な疑問点を分かりやすく伝えます。
    • 冗長な説明は避け、必要な情報に絞ります。状況を伝える際に、図や画面共有（オンラインの場合）、コードスニペットなどを活用すると、相手はより早く正確に状況を把握できます。

  4. アドバイスを聞く姿勢を示す:

    • 相手からのアドバイスは、メモを取りながら真剣に聞きましょう。分からなかった点は質問し、内容を正しく理解しようと努めます。
    • 単に解決策を待つのではなく、一緒に考えている姿勢や、学ぼうとする姿勢を見せることも大切です。

相談後のフォローアップ

相談して終わり、ではありません。相談後にも行うべきことがあります。

  1. 感謝を伝える:

    • 相談に乗ってもらったこと、アドバイスをもらったことに対して、必ず感謝の気持ちを伝えます。忙しい中、自分のために時間と労力を割いてくれた相手への礼儀です。

  2. アドバイスを元にどうするか伝える:

    • もらったアドバイスをどのように実行するのか、具体的な行動を伝えることで、相手は相談が有益だったことを確認できます。
    • 「いただいたアドバイスを参考に、まずは〇〇を試してみます」「△△の観点が抜けていました。その方向で検討を進めます」のように伝えます。

  3. 解決したら報告する:

    • 相談した問題が解決したり、状況が進展したりしたら、その結果を相談相手に報告しましょう。
    • これにより、相談相手は最後まで状況を把握でき、自分のアドバイスが役に立ったことを実感できます。これは、次回の相談もしやすくなる良いサイクルを生み出します。

まとめ

職場で信頼されるための適切な相談は、「準備」「伝え方」「フォローアップ」の3つのステップが重要です。自分で考え、調べ、試行錯誤した上で、具体的に何を相談したいのかを明確にし、相手への配慮を忘れずに伝える。そして、アドバイスを活かし、結果を共有することで、相談相手との信頼関係を深めることができます。

相談は、決して「できないこと」を露呈する行為ではなく、チームで協力し、より良い成果を出すための建設的なコミュニケーションです。臆することなく、しかし礼儀と準備をもって相談することを心がけましょう。これらの基本を実践することで、あなたは職場で信頼される存在となり、より円滑に仕事を進めることができるようになるはずです。