職場で信頼される チームメンバーとの共通理解を深める基本
職場で良好な人間関係を築き、仕事で成果を出すためには、チームメンバーとの「共通理解」が非常に重要です。特に、 diverse なバックグラウンドを持つメンバーや、異なる専門性を持つ部署間での連携が多い環境では、お互いの考えや状況を深く理解することが、円滑なコミュニケーションと効率的な協働の基盤となります。
新入社員や若手社員の皆さんにとって、チームメンバーとの共通理解を深めることは、職場で信頼を獲得し、貢献度を高めるための一歩となります。ここでは、共通理解を深めるための基本的な考え方と実践ポイントをご紹介します。
なぜ共通理解が重要なのか
共通理解が不足していると、以下のような問題が発生しやすくなります。
- 認識のズレによる手戻りやミス: 相手が何を求めているのか、自分が何を期待されているのかが曖昧になり、作業のやり直しやトラブルにつながることがあります。
- 非効率なコミュニケーション: 同じ情報を見ていても解釈が異なったり、前提が共有されていなかったりするため、説明に時間がかかったり、議論が噛み合わなかったりします。
- 信頼関係の構築が遅れる: お互いの考えや意図が見えにくいため、協力体制が築きにくく、心理的な距離が縮まりにくくなります。
これらの問題を避けるためには、日頃からチームメンバーとの共通理解を深める努力が必要です。
共通理解を深めるための基本行動
1. 積極的に質問し、確認する
相手の話を聞く際に、疑問点や不明瞭な点があれば、遠慮せずに質問することが大切です。「こんな簡単なことを聞いても良いのだろうか」と躊躇する必要はありません。質問は、相手の話を真剣に聞いている証拠であり、理解しようとする意欲の表れです。
- 具体的な質問例:
- 「〇〇について、もう少し詳しく教えていただけますか？」
- 「今お話しいただいた△△というのは、具体的にはどのような状況を指していますか？」
- 「私の理解では、つまり〇〇ということでしょうか？認識に誤りがないか確認させてください。」
- 特に、非技術職の方からシステム要件や業務フローについて説明を受ける際など、専門外の用語や前提知識が必要な場合は、具体的な例を挙げてもらうように依頼すると理解が進みやすくなります。
確認を怠ると、後で大きな認識のズレが発覚し、かえって迷惑をかけてしまう可能性があります。小さなことでも、その場で確認する習慣をつけましょう。
2. 自分の考えや状況を具体的に伝える
共通理解は双方向の努力で成り立ちます。自分が理解するだけでなく、自分の考えや現在の状況を相手が理解できるよう、分かりやすく伝える必要があります。
- 分かりやすく伝える工夫:
- 専門用語は避け、平易な言葉で説明する。
- 具体例や比喩を用いてイメージを掴んでもらいやすくする。
- 話の背景や目的を最初に伝える。
- 可能であれば、図やグラフ、ドキュメントなどを活用する。
- 特に技術的な内容を非技術職の方に伝える際には、「〇〇という技術を使うと、ユーザーは△△というメリットを得られます」「この開発には約〇日かかりますが、もしこの点を変更すると追加で〇日必要になります」のように、相手の立場や関心に合わせた言葉を選ぶことが重要です。
また、現在の自分のタスクの進捗、抱えている懸念事項、必要なサポートなども正直に伝えることで、相手はあなたの状況を把握し、適切に連携できるようになります。
3. 相手の立場や背景に関心を持つ
チームメンバーは、それぞれ異なる役割、目標、経験を持っています。相手がなぜそのような考えを持っているのか、どのような状況で仕事をしているのかに関心を持つことは、共通理解を深める上で非常に有効です。
- 実践のポイント:
- 相手の話を傾聴し、言葉だけでなく、その背景にある意図や感情も汲み取ろうと努める。
- 「〇〇さんは、普段どのようなお仕事をされているのですか？」など、相手の業務について尋ねてみる。
- 相手が直面している課題や目標について理解しようとする。
- 異なる意見が出た場合でも、まずは「なぜそう考えるのだろう？」と相手の視点を理解しようと努める。「異なる意見との向き合い方」の基本です。
特に他部署や非技術職の方との連携では、お互いの業務内容や専門用語が異なるため、相手の立場を理解しようとする姿勢がより重要になります。相手の関心事を把握することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
4. 定期的な情報共有と相互確認の場を設ける
共通理解は一度築けば終わりではありません。状況は常に変化するため、定期的に情報共有を行い、お互いの理解度を確認し合うことが重要です。
- 情報共有と確認の機会:
- 日々の朝会や終業時の簡単な進捗共有（「日々の報告の書き方・伝え方の基本」参照）。
- プロジェクトの節目でのミーティング。
- 非同期コミュニケーション（チャット、ドキュメント）でのこまめな状況報告やリアクション。
- オンライン会議や対面でのディスカッションの時間。
- 情報共有の際には、ただ事実を伝えるだけでなく、「この情報から、私たちは何を理解し、どのように行動すべきか」といった共通の認識を確認する時間を設けることが望ましいです。チャットツールでの情報共有の際には、重要な決定事項や確認事項に対して、メンバーが「了解しました」「この点は〇〇で合っていますか？」といったリアクションをすることで、認識のズレを防ぐことができます。
まとめ
チームメンバーとの共通理解を深めることは、職場で円滑に仕事を進め、互いの信頼を築くための基礎です。今回ご紹介した「積極的に質問・確認する」「自分の考えや状況を具体的に伝える」「相手の立場や背景に関心を持つ」「定期的な情報共有と相互確認の場を設ける」といった基本行動は、どれも明日から実践できるものです。
これらの行動を日々のコミュニケーションの中で意識的に取り入れることで、チーム内での連携がスムーズになり、より気持ちよく、効率的に仕事に取り組めるようになるでしょう。そして、それは必ず、あなた自身の職場での信頼度向上につながっていくはずです。