職場で信頼されるチャットコミュニケーションの基本
職場で信頼されるチャットコミュニケーションの基本
近年、多くの職場でチャットツールが主要なコミュニケーション手段として利用されています。特に、リモートワークや多様な職種間での連携が増える中で、チャットは迅速な情報共有や気軽な相談を可能にする大変便利なツールです。
しかし、文字のみでのコミュニケーションは、対面や電話と比べて意図が伝わりにくく、誤解を生む可能性も少なくありません。新入社員や若手社員の皆さんが職場で信頼関係を築く上で、チャットでの適切なコミュニケーションスキルは非常に重要になります。
ここでは、職場で信頼されるチャットコミュニケーションの基本的な考え方と実践ポイントについて解説します。
なぜチャットコミュニケーションが重要なのか
チャットツールは、メールよりも手軽に、電話や対面よりも記録に残る形でコミュニケーションが取れるのが大きな特徴です。技術的な連携はもちろん、日常的な業務連絡やちょっとした確認など、幅広い用途で利用されます。
効率的に業務を進めるためには、チャットを効果的に活用することが不可欠です。また、丁寧で分かりやすいチャットは、相手への配慮を示し、円滑な人間関係や信頼関係の構築につながります。逆に、配慮のないチャットは、相手に不快感を与えたり、コミュニケーションコストを増大させたりする原因となります。
信頼されるチャットコミュニケーションの基本原則
信頼されるチャットコミュニケーションには、いくつかの基本原則があります。
レスポンスの速さと適切なタイミング
チャットの大きな利点は、迅速な情報伝達です。問い合わせや共有事項に対して、できるだけ早く確認したことや対応状況を伝えることが重要です。すぐに詳しい返信ができない場合でも、「確認します」「〇時頃に返信します」といった一次応答をすることで、相手を安心させることができます。
ただし、業務時間外や深夜に緊急性の低いメッセージを送ることは、相手の負担となる可能性があります。相手の勤務時間や状況を考慮する配慮も必要です。
簡潔さと正確さ
チャットは素早いやり取りに適していますが、情報が断片的になりすぎると、かえって分かりにくくなります。伝えたい内容は、必要な要素（誰に、何を、いつまでに、なぜ必要なのか等）を含め、簡潔かつ正確に記述することを心がけましょう。
長い説明が必要な場合や、複雑な内容を伝える場合は、チャットである程度の概略を伝えた上で、「詳細は別途資料を確認いただくか、後ほど口頭で補足させてください」とするなど、他の手段への誘導を検討することも有効です。
丁寧さと配慮
文字だけのコミュニケーションでは、表情や声のトーンが伝わりません。そのため、意図せず冷たい印象を与えてしまったり、誤解が生じたりすることがあります。「お疲れ様です」「〇〇さん」「〜いただけますでしょうか」といった丁寧な言葉遣いを基本とし、相手への敬意を示すことが重要です。
特に、依頼やお願い、確認のメッセージでは、一方的にならないよう、「お忙しいところ恐縮ですが」「もし可能でしたら」といったクッション言葉を用いる配慮が望ましいです。
実践！信頼を築くチャットの書き方
具体的なチャットの書き方における実践ポイントをいくつかご紹介します。
目的を明確にする
チャットの冒頭で、そのメッセージを送った目的（共有、確認、依頼、相談など）を明確に示しましょう。「〇〇の件についてご共有です」「△△についてご確認いただけますでしょうか」のように書き始めると、相手はすぐに内容を把握しやすくなります。
必要な情報を盛り込む
メッセージには、相手が適切に理解・判断・対応するために必要な情報を漏れなく含めます。 * 件名または冒頭: メッセージのテーマや目的 * 対象者: 誰に送っているか、誰が対応すべきか * 内容: 何を伝えたいのか、何をしてほしいのか * 期日/期限: いつまでに知りたいか、いつまでに対応してほしいか * 背景/理由: なぜこの情報が必要なのか、なぜこの依頼をするのか
特に非技術職の方に技術的な内容を伝える場合は、専門用語を避けたり、分かりやすい例えを用いたりする工夫が必要です。
確認しやすい形で伝える
確認してほしいことや、相手に依頼したいタスクが複数ある場合は、箇条書きなどを活用して整理すると、相手は抜け漏れなく確認・対応しやすくなります。
例:
〇〇さん
お疲れ様です。
△△の件で、いくつかご確認いただけますでしょうか。
・現在のステータスは□□で合っていますでしょうか
・次のアクションとして弊社が取るべき内容は何かございますでしょうか
・もしあれば、そのアクションの期日をご教示いただけますでしょうか
お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
絵文字やスタンプの利用は慎重に
社内の雰囲気や相手との関係性にもよりますが、ビジネスチャットでの絵文字やスタンプの利用は慎重に判断する必要があります。親しみを込めて使ったつもりが、相手によっては不適切だと捉えられたり、真剣さが伝わりにくくなったりする可能性があります。基本的にはテキストでの丁寧な表現を心がけ、もし利用する場合は、会社のガイドラインや周囲の利用状況を参考に、節度を持って使用することが望ましいです。
長文になりそうなら別の手段を検討する
伝えたい内容が複雑で、チャットメッセージが長文になりそうな場合は、本当にチャットで伝えるのが最適か検討しましょう。長すぎるメッセージは読むのに時間がかかり、重要な情報が見落とされる可能性が高まります。
そのような場合は、短いメッセージで「〇〇についてご相談したいのですが、10分ほどお時間いただけますでしょうか」と確認し、オンライン会議や対面での会話に切り替える方が、迅速かつ正確なコミュニケーションにつながることが多いです。特に、議論が必要な内容や、相手の感情やニュアンスを汲み取る必要がある内容は、チャットだけでは難しい場合があります。
既読・返信のルールを理解する
社内でチャットの既読や返信に関するルールや慣習がある場合は、それに従いましょう。「既読をつけたら簡単に反応する」「〇時間以内に一次応答する」といったルールがあれば、それに沿った対応をすることで、チーム内の連携がスムーズになります。もし明確なルールがない場合でも、メッセージを受け取ったことを示す簡単なリアクション（例: いいね、確認しましたスタンプなど）をすることで、相手に安心感を与えることができます。
まとめ
チャットツールは、職場のコミュニケーションを効率化するための強力なツールですが、その利用には一定の配慮とスキルが必要です。単にメッセージを送るだけでなく、相手が内容を正確に理解し、スムーズに対応できるよう配慮すること。そして、迅速かつ丁寧なコミュニケーションを心がけることが、職場で信頼される関係を築く上での基本となります。
今回ご紹介したポイントを参考に、日々のチャットコミュニケーションを実践してみてください。ツールの特性を理解し、相手への敬意を持って利用することで、より円滑で生産的な職場の人間関係を築くことができるでしょう。