職場で信頼される 気配りの基本
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職場での人間関係は、業務を円滑に進める上で非常に重要です。技術的なスキルや知識はもちろん大切ですが、それと同じくらい、あるいはそれ以上に、周囲の人との良好な関係が仕事の質やスピード、そしてあなた自身の働きやすさに影響を与えます。
職場で信頼されるための要素は様々ありますが、今回はその中でも「気配り」に焦点を当てて解説します。気配りとは、単に「優しい人」であることではありません。相手の状況や気持ちを察し、先回りして行動することで、円滑なコミュニケーションや協力を促し、結果としてチーム全体のパフォーマンス向上に貢献するビジネススキルの一つと言えます。
「自分はコミュニケーションが苦手だから、気配りなんてできるかな...」と感じる方もいるかもしれません。しかし、気配りは特別な才能ではなく、意識と実践によって誰もが身につけられる基本的な行動や考え方です。この記事では、職場で実践できる具体的な気配りのポイントをご紹介します。
なぜ職場で「気配り」が重要なのか
職場で気配りが重要とされる理由はいくつかあります。
- 信頼関係の構築: 相手への配慮を示すことで、「この人は周囲のことを考えてくれる」という信頼につながります。信頼は、円滑なコミュニケーションや協力関係の土台となります。
- 円滑なコミュニケーション: 相手の状況に配慮した声かけや対応は、誤解を防ぎ、建設的な対話を促します。特に非技術職の方と話す際など、相手の理解度を気遣うことは非常に重要です。
- チームワークの向上: チームメンバーがお互いを気遣うことで、困っている人がいれば自然と助け合い、より協力的な雰囲気の中で仕事を進めることができます。
- 問題の早期発見と解決: メンバーの異変や業務の滞りに早く気づくことで、問題が大きくなる前に対応できるようになります。
- 自分自身の働きやすさ: 周囲に気配りができる人は、自然と周囲からも助けてもらいやすくなります。結果として、困った時に相談しやすくなるなど、自分自身の働きやすさにもつながります。
気配りは、単に相手に良い印象を与えるためだけではなく、プロフェッショナルとして業務を遂行し、チームに貢献するための重要な要素なのです。
職場で実践できる基本的な気配りのポイント
では、具体的にどのような行動が職場の気配りとして役立つのでしょうか。いくつかの実践的なポイントをご紹介します。
1. 挨拶に「ひとこと」を添える
単に「おはようございます」と言うだけでなく、その日の状況や相手の状況に合わせて簡単な一言を添えてみましょう。
- 「〇〇さん、おはようございます。〜の件、今日の午前中に確認しますね。」
- 「〇〇さん、お疲れ様です。何か手伝えることはありますか？」
これは単なる社交辞令ではなく、相手に自分の状況を伝えたり、相手への関心を示すサインになります。特に、非同期コミュニケーションが中心のチームでも、出社時やオンラインでの接続時に意識すると、チームの一体感を保つ一助となります。
2. 共有スペースや備品への配慮
オフィスや共有スペースを利用する際、次に使う人のことを考えて行動しましょう。
- 使用した会議室や休憩スペースを軽く片付ける。
- コーヒーメーカーを使ったら補充を確認する。
- 共有の文房具などを元の場所に戻す。
- リモートワークの場合も、共有ドキュメントの整理や、チャットの通知設定への配慮（深夜の不要な通知を避けるなど）がこれにあたります。
こうした小さな行動は、周囲への敬意と協力する姿勢を示すことにつながります。
3. 相手の状況を観察し、適切なタイミングで声かけする
常に周囲を観察する習慣をつけましょう。
- 誰かが難しい顔をしている、手が止まっているなど、困っている様子の人はいませんか？
- 声をかけたい相手が、他の人と込み入った話をしている、集中して作業している様子はありませんか？
相手の状況を見て、「今話しかけても大丈夫ですか？」と確認したり、「何か困っていませんか？」と声をかけることは、大きな気配りです。忙しそうな時には、チャットで先に「〇〇の件でご相談したいのですが、今お時間よろしいでしょうか？」と確認すると、相手の作業を妨げずに済みます。
4. 依頼されたこと＋αの確認や共有
タスクを依頼された際、ただ完了報告をするだけでなく、一歩進んだ気配りを意識しましょう。
- 「〇〇の件、〜まで対応しました。次のステップは〜で合っていますでしょうか？」と、完了報告に加えて次に取るべき行動の確認を添える。
- 依頼内容に関連して気づいた点や、確認しておいた方が良い点を簡潔に共有する。
- 技術的な調査を依頼された場合、調査結果だけでなく、「この方法には〇〇というメリット・デメリットがあります」といった補足情報を加える。
こうした気配りは、あなたが単に指示をこなすだけでなく、自律的に考え、業務全体を意識していることを示し、信頼につながります。
5. 非技術職の方に専門用語を使わない配慮
ITエンジニアや特定の専門職種の方によくあるのが、無意識に専門用語を使ってしまうことです。非技術職の方と話す際は、相手の理解度に合わせて言葉を選びましょう。
- 専門用語を使う場合は、簡単な言葉で補足説明を加える。
- 図やイラスト、具体的な例え話を用いる。
- 相手が理解できているか、表情や反応を見ながら確認する。
これは相手への配慮であり、コミュニケーションの壁を取り除く重要な気配りです。
6. チャットやメールでの「相手への配慮」
非同期コミュニケーションツールが中心の職場では、そこに特有の気配りがあります。
- 返信の迅速さ: 緊急度が高くない場合でも、確認したことを伝える意味で「承知いたしました」「〇〇さんにご確認いただけますでしょうか」といった簡単な返信を早めに行う。
- 丁寧な言葉遣い: 対面よりも文字情報が中心となるため、誤解を与えないよう、より丁寧で明確な言葉遣いを心がける。
- 情報の整理: 相手が内容をすぐに理解できるよう、用件を明確にし、必要な情報をまとめて提示する。箇条書きなどを活用するのも良いでしょう。
- メンションの使い分け: 全員宛てか、特定の個人宛てか、適切に使い分ける。
デジタルなやり取りでも、相手への配慮を忘れないことが信頼につながります。
気配りを実践する上での注意点
気配りは重要ですが、やりすぎたり、方向性を間違えたりすると、かえって逆効果になることもあります。
- 自己犠牲にならない: 自分の業務に支障が出るほど他人の手伝いを引き受けるなど、過度な気配りは避けましょう。まずは自分の役割を果たすことが基本です。
- 一方的な押し付けにならない: よかれと思ってやったことが、相手にとっては迷惑になることもあります。「〜しましょうか？」と提案する形で相手の意思を確認する方が丁寧です。
- 見返りを求めない: 気配りは、相手からの感謝や評価を期待して行うものではありません。自律的な行動として捉えましょう。
- 不自然にならない: 背伸びをして普段と違う振る舞いをする必要はありません。まずは自分が無理なくできる範囲の小さなことから始めてみましょう。
大切なのは、完璧を目指すことではなく、日々の業務の中で「少しだけ相手のことを考えてみる」という意識を持つことです。
まとめ
職場で信頼される「気配り」は、特別な能力ではなく、相手を思いやる気持ちから生まれる具体的な行動の積み重ねです。挨拶への「ひとこと」追加、共有スペースへの配慮、相手の状況に合わせた声かけ、依頼に対する一歩進んだ対応、コミュニケーションツールの適切な利用など、今日からでも実践できる小さなことから始めてみましょう。
気配りは、周囲との良好な関係を築き、チームワークを高めるだけでなく、あなた自身の働きやすさや成長にもつながる大切なスキルです。この記事が、皆さんの職場の人間関係づくりの一助となれば幸いです。